転職ノウハウ | 20年11月2日

応募先企業とのやり取りはどうしてる?メッセージ機能の使い方と注意点

転職サイトを使うと大体のサイトがWeb応募に対応しており、応募先と直接やりとりの出来るメッセージ機能がついていますよね。TWCにもこのメッセージ機能があります。どのようにメッセージ機能を利用すれば良いかご存知ですか。今回は「メッセージ機能」について詳しくご説明していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

メッセージ機能とは
サイト内の機能を使って、応募先と応募者が直接メッセージのやりとりが出来る機能のこと。
個人のメールアドレスには、様々なメールが届きます。メッセージ機能を利用する事により、転職サイト内でメッセージの受信をするため、他のメールに埋もれて見落としてしまう可能性を減らすことが出来ます。

どんな時に利用するの?
主なメッセージ内容は、

・企業側からの求職者に応募のお礼
・履歴書送付や準備に関する連絡
・Web履歴書の入力に関して
・面接日時の連絡
・質問
・選考結果の連絡
・採用内定通知
・入社日についてのご案内

などで使われることが多いです。求職者への連絡はメッセージ機能を利用する場合もあれば、メール、電話など応募先企業によって対応方法は様々です。応募後は、どのツールで連絡がくるのかを随時確認しておきましょう。
また、メッセージの場合は気が付かないことも多いので、通知機能がある場合はオンにすることや、こまめにサイト内をチェックをして企業から送られてくる重要な連絡を見逃さないようにしましょう。
メッセージを送る際の注意点は?
簡単にメッセージを送信することが出来るため、フランクにメッセージを送ってしまいがちです。現在はSNSの普及に伴い、正式的なビジネスメールを送ることも少なくなってきました。
しかし、便利なツールが増えている中で、ビジネスルールは変わっていません。そのことを頭に入れておきましょう。メッセージ機能を正しく使えばスムーズに企業とのやり取りが可能ですが、間違った使い方をすれば常識のない人と判断されてしまう可能性もあるので注意が必要です。では、メッセージを送る際にどんな注意点があるのかご紹介します。

◆注意点
・誤字脱字がある
漢字の変換ミスがないか、しっかり文章を見直してから送りましょう。

・言葉遣いが間違っている
仕事をする上で言葉遣いはとても大切。ビジネスシーンでは、相手との関係性や状況によって使う言葉が変化します。誤った言葉遣いをしてしまうと失礼にあたることもあるので、適正な言葉遣いかを確認してから送信する必要があります。

【間違いやすい言葉】
「了解です」「わかりました」→「承知いたしました」「かしこまりました」
「すみません」→「ありがとうございます」もしくは「申し訳ございません」
「○○なんですけど」→「○○ですが」「○○なのですが」
「本日中にお送りさせていただきます」→「本日中にお送りいたします」「本日中にお送りします」

・書き言葉、話し言葉の違い注意
手軽に遅れるため、メッセージの文章が話し言葉になりがちです。普段、友達に送る時と同じ感覚で応募先にメッセ―ジを送らないように注意しましょう。

【NG事項】
・顔文字や絵文字
・エクスクラメーションメーク(!)

・宛名や署名抜け
メッセージのやり取りをする際に、宛名の抜け漏れがないか確認しましょう。
また、文章の最後には署名を付けると丁寧な印象になります。

<担当者名がわかる場合>
○○株式会社
○○様

<担当者名がわからない場合>
○○株式会社
採用担当者様
覚えておきたいクッション言葉
クッション言葉とはそのまま伝えてしまうときつくなりがちな言葉を、やわらげてくれる働きを持つ言葉です。
様々なビジネスシーンで活用されており、覚えておけばプライベートでも活用する事ができます。

★何か依頼するとき
「恐縮ですが」
「ご迷惑とは存じますが」
「こちらの都合で恐れ入りますが」
「可能であれば」

★ものを訪ねる時
「お尋ねしてよろしいでしょうか」
「差し使えなければ」
「お教えいただきたいのですが」

★断るとき
「申し訳ございませんが」
「残念なのですが」
「失礼ですが」

最後に
いかがでしたか。メッセージ機能を利用する事で求人に関しての質問や、応募から面接までのやり取りをスムーズに行うことが出来ます。
正しい使い方をマスターして、転職活動に活かしてくださいね!


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