転職ノウハウ ｜
20年10月16日
【例文あり】面接日程の返信メールのマナーと書き方｜アパレル転職・アルバイト向け
応募後に採用担当者からメールが届いた際、返信メールの書き方・文章に悩んでしまい、返信が遅くなってしまう方も多いのではないでしょうか。今回は、採用担当者に好印象を与える返信メールのマナーと書き方をお伝えします。例文もぜひご活用ください！
■メールの基本マナー
【1】丁寧な言葉で書く
【2】できるだけ早く返信する
【3】文章はシンプルに分かりやすく
■返信メールの書き方
【1】件名
【2】宛先
【3】冒頭の挨拶
【4】用件
【5】署名
■返信メールの例文
【1】面接の希望日を聞かれた場合
【2】面接日を提示され、承諾する場合
【3】提示された面接日程の都合が悪かった場合
【4】面接の日程が決まった場合
●web履歴書・職務経歴書の追記を依頼された場合
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【目次】
■メールの基本マナー
【1】丁寧な言葉で書く
【2】できるだけ早く返信する
【3】文章はシンプルに分かりやすく
■返信メールの書き方
【1】件名
【2】宛先
【3】冒頭の挨拶
【4】用件
【5】署名
■返信メールの例文
【1】面接の希望日を聞かれた場合
【2】面接日を提示され、承諾する場合
【3】提示された面接日程の都合が悪かった場合
【4】面接の日程が決まった場合
●web履歴書・職務経歴書の追記を依頼された場合
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■メールの基本マナー
採用担当者は、メールの文章からも応募者の人柄を感じとります。書類選考の合否に繋がる可能性もある為、しっかりと基本マナーを理解しメールを送りましょう。
【1】丁寧な言葉で書く
友だちや家族へのメールに送るような、フランクな言葉遣いは絶対にやめましょう。また、「～しましたよ」「～ですね」などの言い回しや、「！」などの記号を使うことも、採用担当者に宛てたメールの内容として相応しくありません。
きちんとした敬語を使い、採用担当者に社会人としてマナーがあることをアピールしましょう。
【2】できるだけ早く返信する
返信が遅いと、採用担当者は面接日程を決めることが出来ず困ってしまう可能性があります。返事の早さは、好印象に繋がる可能性が高いので、できるかぎり早めに連絡をしましょう。返信が遅くなってしまった場合は、文頭に「ご連絡が遅くなり申し訳ございません」などと一言添えると良いでしょう。
【3】文章はシンプルに分かりやすく
メールの文章は、シンプルすることが重要。採用担当者は、多くの応募者からのメールを対応しなければいけません。その為、用件が伝わりにくいダラダラと書かれた文章は、採用担当者の負担になります。できるだけシンプルに分かりやすく書くように心掛けましょう。
■返信メールの書き方
面接日程の返信メールなどは、下記5つの項目に注意して返信をしましょう。
【1】件名
件名は変更せず、そのままで返信すること。理由は、採用担当者側が送ったメール「面接日程の調整」に対し、「Re:面接日程の調整」と返信すれば、採用担当者が用件をすぐに理解できる為です。件名の最後に自分の名前を記載すると、より丁寧な件名になります。新規で件名を作成する場合は、用件が伝わるような件名を記載しましょう。
【2】宛先
基本的に1行目に会社名、2行目に採用担当者の名前を記載しましょう。採用担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」と記載します。また、会社名は必須ではないので、採用担当者の名前のみでも問題ありません。
【3】冒頭の挨拶
まず、応募した求人と自分の名前を記載します。その後は、「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。」など、採用担当者へお礼の一言を入れると好印象です。
【4】用件
何を伝えたいかを最初に伝えることで、採用担当者が内容を把握しやすくなります。例えば、「ご提示いただきました面接日時は、下記日時を希望します」「面接日程は下記です。」など、すぐに用件が伝わりやすいように工夫しましょう。
【5】署名
メールの最後には、送信者の氏名や連絡先を記入すると丁寧です。
■返信メールの例文
面接日程の返信メールで使える4つの例文をまとめました。また、TWCを含め求人サイトや企業の採用ページから応募をした際、Webの履歴書や職務経歴書の追記を依頼される場合があります。その際の返信例文もご紹介します。
※TWCでは、マイページ上のメッセージ機能から返信をする場合、件名と署名は不要です。
【1】面接の希望日を聞かれた場合
【件名】Re:面接日程について
○○株式会社
○○様
○○の求人に応募いたしました、○○と申します。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
面接の日程ですが、下記日程を希望いたします。
○月○日○時 終日
○月○日○時 9：00～14：00
○月○日○時 15：00以降
ご都合がよろしければ、いずれかの日程でお願いいたします。
ご調整が難しい場合は、お申し付けください。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名：○○（フルネーム）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX＠XXXX.XX.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【2】面接日を提示され、承諾する場合
【件名】Re:面接日程について
○○株式会社
○○様
○○の求人に応募いたしました、○○と申します。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
面接の日程ですが、ご指定いただいた下記日程にお伺いいたします。
○月○日○時 ○○（場所）
どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名：○○（フルネーム）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX＠XXXX.XX.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【3】提示された面接日程が都合が悪かった場合
【件名】Re:面接日程について
○○株式会社
○○様
○○の求人に応募いたしました、○○と申します。
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご指定いただいた面接日程は予定が入っており、お伺いすることができません。
恐れ入りますが、再度面接日程をご調整いただけますでしょうか。
お忙しい中と存じますが、どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名：○○（フルネーム）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX＠XXXX.XX.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
【4】面接の日程が決まった場合
【件名】Re:面接日程について
○○株式会社
○○様
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
面接日の件、承知致しました。
下記日程にお伺いいたします。
○月○日○時 ○○（場所）
どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名：○○（フルネーム）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX＠XXXX.XX.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
●web履歴書・職務経歴書の追記を依頼された場合
【件名】Re:履歴書・職務経歴書について
○○株式会社
○○様
ご連絡いただき、誠にありがとうございます。
○○の求人に応募いたしました、○○と申します。
履歴書・職務経歴書の記載が完了しましたので、ご報告いたします。
ご検討の程、どうぞよろしくお願いいたします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
氏名：○○（フルネーム）
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX＠XXXX.XX.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
いかがでしたでしょうか。
採用担当者へのメールの内容に迷った際は、まず基本的なメールのマナーを踏まえ、上記例文を活用していただければと思います。
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関連記事：応募したのに企業から連絡がこない…どうしたらいい？
● TWCはファッション業界の求人・情報サイト
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