転職ノウハウ ｜
4月30日
スマートな内定辞退の伝え方とは？マナーや例文を紹介！
転職活動では第一希望の企業だけでなく、複数の企業から内定を受けることがほとんどです。
採用を決めていただいた企業への内定辞退はとても心苦しいことですが、社会人としてきちんお断りの旨をお伝えをする必要があります。
今回は、内定辞退の際のマナーや理由を明確に伝える方法、例文について具体的に解説していきます。
１、内定辞退は電話で行う
内定辞退の連絡は、可能な限りメールではなく電話で行いましょう。
メールの場合、送信時のトラブルや受信側の設定によって読まれない可能性もあります。電話であれば直接担当者と会話ができ、意思を確実に伝えることができます。
また、連絡する時間帯にも注意しましょう。特に始業直後や終業直前は内定先企業の担当者が忙しく、電話に出ることが難しい可能性があります。始業後や終業前の30分程度は避けて連絡するように心掛けましょう。
一般的に12時から13時が昼食休憩時間帯の企業が多いためその時間帯やその前後も避けることが望ましいです。
メールでの連絡は、担当者が電話で話す機会がないなど電話ができない理由がある場合のみ選択しましょう。
一方的に電話連絡なしでメールで辞退することは、誠意に欠ける行為であり、企業側に不快感を与える可能性があります。
２、内定辞退の理由を伝える際のポイント
内定辞退の理由を伝える際には、先方に誤解や悪印象を与えないよう明確に伝えることが大切です。
①辞退理由は事実を簡潔にお伝えする
内定を辞退する際は、辞退理由をわかりやすく簡潔に伝えることが重要です。
曖昧な理由や嘘をつくことは逆効果であり、先方へ不快感を与える可能性があります。万が一、相手企業に知られた場合にはトラブルの引き金になることもあります。
詳細な説明は必要ありませんが、大まかな理由を正直に伝えることが大切です。企業から理由を問われることもありますので簡潔に理由をまとめておくと良いでしょう。
②可能な限り早く連絡をする
内定を辞退する際は、速やかに連絡することが重要です。
面接などで担当者と何度も会話を重ねてきた場合は内定辞退に気まずさを感じるかもしれませんが、企業側はあなたの入社を前提に様々な準備を進めています。内定辞退が確定すれば、企業は迅速に代替の人材を見つけなければなりません。負担を最小限に抑えるためにも、辞退を決断した場合は1週間以内に連絡するようにしましょう。
また「内定承諾書」を提出後に辞退する場合は入社日の2週間前までに申し出る必要があります。民法で「労働契約を解約するには、入社の2週間前には連絡する必要がある」と定められているため、この期間を超えると辞退が困難になります。内定辞退は最長で入社の2週間前までに行いましょう。
③誠意をもって正直にお伝えする
内定辞退の際は、内定の感謝と辞退への謝罪を率直に伝えることが重要です。正直な気持ちを伝える姿勢は、企業に対するあなたの誠意として受け取られます。
内定を辞退する際に最も避けるべきことは「連絡をしない」ことです。企業が時間を割いて面接などに対応してくれたことに対し、誠意を持って辞退の意思を伝えることが一番失礼のない対応です。
採用を決めていただいた企業への内定辞退はとても心苦しいことですが、社会人としてきちんお断りの旨をお伝えをする必要があります。
今回は、内定辞退の際のマナーや理由を明確に伝える方法、例文について具体的に解説していきます。
１、内定辞退は電話で行う
内定辞退の連絡は、可能な限りメールではなく電話で行いましょう。
メールの場合、送信時のトラブルや受信側の設定によって読まれない可能性もあります。電話であれば直接担当者と会話ができ、意思を確実に伝えることができます。
また、連絡する時間帯にも注意しましょう。特に始業直後や終業直前は内定先企業の担当者が忙しく、電話に出ることが難しい可能性があります。始業後や終業前の30分程度は避けて連絡するように心掛けましょう。
一般的に12時から13時が昼食休憩時間帯の企業が多いためその時間帯やその前後も避けることが望ましいです。
メールでの連絡は、担当者が電話で話す機会がないなど電話ができない理由がある場合のみ選択しましょう。
一方的に電話連絡なしでメールで辞退することは、誠意に欠ける行為であり、企業側に不快感を与える可能性があります。
２、内定辞退の理由を伝える際のポイント
内定辞退の理由を伝える際には、先方に誤解や悪印象を与えないよう明確に伝えることが大切です。
①辞退理由は事実を簡潔にお伝えする
内定を辞退する際は、辞退理由をわかりやすく簡潔に伝えることが重要です。
曖昧な理由や嘘をつくことは逆効果であり、先方へ不快感を与える可能性があります。万が一、相手企業に知られた場合にはトラブルの引き金になることもあります。
詳細な説明は必要ありませんが、大まかな理由を正直に伝えることが大切です。企業から理由を問われることもありますので簡潔に理由をまとめておくと良いでしょう。
②可能な限り早く連絡をする
内定を辞退する際は、速やかに連絡することが重要です。
面接などで担当者と何度も会話を重ねてきた場合は内定辞退に気まずさを感じるかもしれませんが、企業側はあなたの入社を前提に様々な準備を進めています。内定辞退が確定すれば、企業は迅速に代替の人材を見つけなければなりません。負担を最小限に抑えるためにも、辞退を決断した場合は1週間以内に連絡するようにしましょう。
また「内定承諾書」を提出後に辞退する場合は入社日の2週間前までに申し出る必要があります。民法で「労働契約を解約するには、入社の2週間前には連絡する必要がある」と定められているため、この期間を超えると辞退が困難になります。内定辞退は最長で入社の2週間前までに行いましょう。
③誠意をもって正直にお伝えする
内定辞退の際は、内定の感謝と辞退への謝罪を率直に伝えることが重要です。正直な気持ちを伝える姿勢は、企業に対するあなたの誠意として受け取られます。
内定を辞退する際に最も避けるべきことは「連絡をしない」ことです。企業が時間を割いて面接などに対応してくれたことに対し、誠意を持って辞退の意思を伝えることが一番失礼のない対応です。
３、内定辞退の理由を伝える際の注意点
内定辞退の理由を伝える際には注意するポイントがあります。
①マイナスの理由を伝えない
「会社の悪い面を見てしまった」「他社の条件の方が魅力的だった」といった否定的な理由を伝えることは避けましょう。内定辞退をする会社に対して不快感を与える可能性があります。失礼のない辞退理由かどうか、お伝えをする前に再度確認することが重要です。
②入社予定の会社名は伝えない
内定を辞退する会社に対して、自分が入社する予定の会社名は明かさないようにしましょう。
もし辞退する会社が取引先だった場合、トラブルが生じる可能性があります。必要のない問題を起こさないためにも、自身の入社に関する情報を詳細に伝えるのは避けましょう。
内定辞退の理由を伝える際には注意するポイントがあります。
①マイナスの理由を伝えない
「会社の悪い面を見てしまった」「他社の条件の方が魅力的だった」といった否定的な理由を伝えることは避けましょう。内定辞退をする会社に対して不快感を与える可能性があります。失礼のない辞退理由かどうか、お伝えをする前に再度確認することが重要です。
②入社予定の会社名は伝えない
内定を辞退する会社に対して、自分が入社する予定の会社名は明かさないようにしましょう。
もし辞退する会社が取引先だった場合、トラブルが生じる可能性があります。必要のない問題を起こさないためにも、自身の入社に関する情報を詳細に伝えるのは避けましょう。
４、内定辞退する際の例文
①他社からの内定
御社から内定をいただいたのと同時期に、他社からも内定を頂戴しておりました。自身の将来について考えた結果、大変心苦しいのですがこの度貴社の内定を辞退させていただくことになりました。貴社の担当者様がお時間を割いてご選考いただいたにもかかわらず大変申し訳ございません。ご期待に添えない結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。
②希望職種
このたび、兼ねてから希望していた〇〇職での内定を別の会社よりいただきました。貴社での業務も非常に興味深く魅力的に感じていましたが、以前から熱心に追い求めていた〇〇職を諦めきれず、貴社の内定を辞退することにいたしました。このような結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
③自身の適性
自己分析を深めながら就職活動を進め、自身の適性をより活かせると感じた別の会社でお世話になることを決断致しました。時間や機会を割いて下さったにも関わらず、このような結論に至り誠に申し訳ございません。
④業界を理由にする
貴社の〇〇事業には魅力を感じ志望しておりましたが、転職活動を通じてさまざまな業界を見ていく中で、自分が〇〇業界に興味があることに気付きました。その世界に身を置きさらに成長したいと考えております。
貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ないのですが、今回の内定は辞退させていただく決断を致しました。
①他社からの内定
御社から内定をいただいたのと同時期に、他社からも内定を頂戴しておりました。自身の将来について考えた結果、大変心苦しいのですがこの度貴社の内定を辞退させていただくことになりました。貴社の担当者様がお時間を割いてご選考いただいたにもかかわらず大変申し訳ございません。ご期待に添えない結果となりましたことを深くお詫び申し上げます。
②希望職種
このたび、兼ねてから希望していた〇〇職での内定を別の会社よりいただきました。貴社での業務も非常に興味深く魅力的に感じていましたが、以前から熱心に追い求めていた〇〇職を諦めきれず、貴社の内定を辞退することにいたしました。このような結果となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
③自身の適性
自己分析を深めながら就職活動を進め、自身の適性をより活かせると感じた別の会社でお世話になることを決断致しました。時間や機会を割いて下さったにも関わらず、このような結論に至り誠に申し訳ございません。
④業界を理由にする
貴社の〇〇事業には魅力を感じ志望しておりましたが、転職活動を通じてさまざまな業界を見ていく中で、自分が〇〇業界に興味があることに気付きました。その世界に身を置きさらに成長したいと考えております。
貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ないのですが、今回の内定は辞退させていただく決断を致しました。
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