転職ノウハウ｜ 23年11月7日

アルバイト応募先からの電話はどう対応したらいい？電話の基本とトラブル時の対応方法を解説！

アルバイトに応募した後、ほとんどの場合応募先からお電話をいただきます。これはご担当者様と初めてお話しをする機会にもなります。しっかりと対応ができるように事前準備、トラブルの際の対応をご紹介します。

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1、基本の対応

まずは電話をする際の基本ポイントです。電話応対をスムーズに行うことで、アルバイト先に好印象を与えることができます。

電話に出る前に環境を整える

電話を受ける際は、周りが静かで落ち着いている場所にしましょう。
雑音の多い場所や騒がしい場所から電話を受けると、相手の方とのお話しに支障が出てしまう可能性があります。

名前を明確に伝える。

電話に出たら、自分の名前をはっきりと伝えます。その後、お相手が誰なのかを確認しましょう。

丁寧な言葉遣いと声のトーンに気をつける。

まずは丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。
また、声のトーンは明るくはっきりと話すことが大切です。

相手の話を注意深く聞く。

お電話口でどんなことを伝えていただいいるのか、注意深く聞きましょう。
面接日など、応募先からの質問や指示がある場合がありますので聞き漏らしのないように注意しましょう。

質問事項や情報をメモする。

電話中に相手から提供された情報や重要ポイントは必ずメモをしておきましょう。
後で情報を確認したり、お約束に間違いなく対応ができます。

2、留守番電話が残っていた場合の対応

対応のポイント

・必ずメッセージを確認してからかけ直す

留守番電話にメッセージが残っていた場合、最初にそのメッセージを再生して内容を確認しましょう。
相手からの重要な情報やご希望が入っている可能性もあります。
メッセージを確認しないでかけ直すと、お相手にご迷惑がかかる可能性があります。

・社会人としてのマナーを守り、お礼の電話をする

もしお相手が留守番電話に「お電話をいただき、ありがとうございます」といったお礼のメッセージを残していた場合、社会人としてのマナーを守り、こちらからもお電話をいただいたお礼を一言添えましょう。

電話をかけ直すというメッセージが残っていたときの対応

・遠慮せずかけ直す

もし留守番電話に「電話をかけ直してください」といったメッセージが残っていた場合、遠慮せずにかけ直しましょう。ただし、忙しいであろうタイミングは避けてかけ直すことが重要です。

・お礼の電話を忘れずに

かけ直した際にはお礼の意を表す簡潔なフレーズを含めることが大切です。
お電話をいただいたことに対する感謝の言葉を添えてください。

折り返し電話を希望するメッセージが残っていたときの対応

・忙しい時間帯を避け、できるだけ速やかに折り返しの電話をかける

もし相手から留守番電話に「折り返しの電話を希望します」といったメッセージが残っていた場合、できるだけ迅速に折り返しましょう。ただし、忙しい時間帯は避けてご連絡をしましょう。

・質問に答えられるよう準備をしておく

相手からの留守番電話のメッセージに質問が含まれている場合、折り返しの電話をかける前に、その質問に対する回答や情報をきちんと準備しておきましょう。
スムーズな対応ができるだけでなく、きちんと留守番電話のメッセージを確認したことも伝わります。

折り返しの例文

「お忙しいところ失礼致します。先日アルバイトへご応募致しました〇〇と申します。先ほど〇時頃にお電話をいただいたので折り返しご連絡させていただきました。（担当者名）様はいらっしゃいますか？」

「お忙しい中、お電話恐れ入ります。〇時頃にお電話をいただいた〇〇と申します。先ほどはお電話に出ることができず大変申し訳ございませんでした。ご担当者様はいらっしゃいますか？」