例文あり｜応募や面接を辞退する時のマナー

応募や面接を辞退することは、特別なことではありません。面接を予定しているけれど、「他で採用が決まった」「家庭の事情が変わった」など何かしらの理由で辞退をしたいというケースはあるのではないでしょうか。
そんな時に、気まずいからと無断で辞退するのは、絶対NG。辞退は特別なことではないので、しっかり企業側に申し出ることが大切です。今回は、応募や面接を辞退する際のポイントと、実際のメールや電話の例文をご紹介します。もし、辞退する状況があれば参考にしてください。

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【目次】
■応募や面接を辞退する際のポイント
【1】連絡するタイミング
【2】辞退する場合の連絡手段
【3】辞退連絡する時間帯
【4】辞退の理由
■辞退の例文
◇応募辞退メール例文
◇面接辞退メール例文
◇電話での面接辞退例文

■応募や面接を辞退する際のポイント

【1】連絡するタイミング

辞退をすると決断したら、できるだけ早く連絡をすることが重要。企業側は、応募された段階で何かしらの対応をしています。面接の予定が決まっていれば、担当者の時間確保や面接会場のセッティングなど様々な形で予定を組んでいます。辞退の連絡は、企業側にとっては残念なこと。辞退をする側は、できるだけ早めに丁寧にお詫びをしましょう。

【2】辞退する場合の連絡手段

電話かメール、どちらで連絡をするか悩むところですよね。
応募の段階であれば、メールで問題ありません。逆に電話は担当者の時間を割いてしまうので、メールの方が好まれるでしょう。また、面接の日程が決まっている場合も、基本的にはメールで問題ありません。しかし、面接の前日や当日に辞退をする場合は、できれば電話での連絡が良いでしょう。理由は、担当者がメールを確認できず辞退することを把握できない可能性があるためです。

【3】辞退連絡する時間帯

メールの場合は、何時でも良いでしょう。ただ、電話での連絡の場合は、企業やアパレル店舗の営業時間に連絡をするのがマナー。特にアパレル店舗に直接連絡をする際は、夕方や土日祝日など忙しいと想定される時間や曜日を避けた方が丁寧です。

【4】辞退の理由

担当者に辞退の理由を聞かれない場合は、詳しい理由を伝える必要はありません。
メールで伝える際は、「一身上の都合により」などと記載すれば良いでしょう。電話の場合もメールと同じですが、電話の場合は理由を聞かれることもあります。その際は、正直に「他社で採用をもらった為」「応募条件の勤務時間で働けなくなった」など、辞退の理由を伝えましょう。しかし、注意したいのが企業に対する不満や批判的な理由を伝えることです。辞退をすることは、企業側に何かしらの迷惑をかけているということ。それに加えて批判をするのは、社会人としてはやっていけないマナーなので注意しましょう。

■辞退の例文

◇応募辞退メール例文

◇面接辞退メール例文

◇電話での面接辞退例文

＜応募者＞
「◯月◯日に面接のお時間を頂戴しております、〇〇と申します。人事部の〇〇様、お手隙でしょうか？」
＜採用担当者＞
「はい、〇〇です。」
＜応募者＞
「大変恐縮ではございますが、一身上の都合で面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。お忙しい中、日程調整などお時間を割いていただきながら辞退となり、大変申し訳ございません。」
（ここで辞退の理由を聞かれたら答える）

■最後に

いかがでしたでしょうか。応募や面接を辞退する企業だからと適当に対応するのではなく、丁寧に対応するのが社会人としてのマナーになります。しかし、辞退の連絡は気まずく、どのように伝えたら良いか悩む方もいるかと思います。そんな方は、今回ご紹介した例文を活用し、上手に連絡をしていただければと思います。

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